שירותי מזכירות מרוחקים, הם בין האפשרויות המעניינות שמיקור חוץ מספק כיום לעסקים. למרות זאת, עסקים רבים עדיין לא התנסו בכך. מה זה אומר בפועל, לעבוד עם שרות מסוג זה? כיצד גישה זו עשויה לחסוך לכם כסף? לאילו סוגי עסקים הדבר מתאים במיוחד ומדוע?
במה מדובר?
שירותי מזכירות, כוללים במבט על ניהול משרד בעסק ואינטראקציה עם גורמים שונים דרכו. מדובר בפעילויות חשובות מאוד. למשל בהקשר קבלת שיחות נכנסות, מענה מקצועי יכול לעשות הבדל גדול בהשגת לקוחות חדשים. מענה גרוע לעומת זאת, יבריח לקוחות פוטנציאליים ואפילו לקוחות קיימים שמתקשרים אליכם. התקשרות עם ספק שיכול לספק שירותי מזכירות במיקור חוץ, עשויה לספק לכם מענה יסודי, לכל אתגרי ניהול המשרד האופייניים. זאת, כולל טיפול במשימות שוטפות במשרד, תיאום פגישות, תקשורת עם ספקים ולקוחות, הוצאת חשבוניות, מענה לטלפונים, משלוח הודעות ועוד. כל זאת, מרחוק, באופן שהטכנולוגיה המודרנית מאפשרת לממש היטב.
אופן החיסכון
כיצד שירות מסוג זה חוסך עבורכם כסף? ראשית, הוא חוסך לכם הוצאות סביב העסקת מזכירה כשכירה. העסקת עובדים שכירים, היא גם דבר מורכב למדי, עם כל הזכויות והשיקולים החוקיים והבירוקראטיים סביב נושא זה. במקום זאת, בשירותי מזכירה מרחוק, זהו פשוט שירות שאתם שוכרים זמנית, עם תשלום לפי שעה. כמו כן, אתם תחסכו בכך הוצאות, על רכישת עמדת העבודה למזכירה, אם היא הייתה ממוקמת בתוך העסק עצמו. מדובר לא רק על שולחן, כיסא וטלפון, אלא גם על מחשב וכמובן, על כל ההוצאות השוטפות סביבם.
שיקולי כדאיות
מעבר לשיקול הצר של חסכון כספי, ישנם עוד היבטים שמשליכי על הכדאיות של הסתייעות בשירות כזה:
היעילות לא תיפגע – כמובן, טבעי לשאול קודם כל, האם שירות כזה לא פוגע בתפקוד מבחינות מסוימות? הרי מדובר בגורם חיצוני לעסק, שלא מכיר אותו היטב ואפילו לא ממוקם בעסק עצמו! התשובה לכך, היא שזהו מודל עבודה ותיק ובשל מאוד. לכן גם חסרונותיו כבר זניחים יחסית. אם צורכים שרות כזה ממקור איכותי, אין סיבה שהתפקוד ייפגע.
התייעלות – יותר מכך, שירות מזכירות איכותי עשוי לייעל את פעילותכם, ביחס למצב הנוכחי.
פינוי משאבים – את החיסכון שתשיגו כך במשאבים שונים, תוכלו כעת להפנות לפעילויות הליבה של העסק. למשל זמן, שהוא משאב יקר כל כך עבור מנהלים. אך כמובן גם כסף ואפילו פינוי מקום פיזי במשרד.
לאילו סוגי עסקים זה מתאים ולמה
שירותי מזכירה מרחוק מתאימים לעסקים בכמה וכמה מצבים, מסיבות שונות. בין השאר, הם מתאימים כאשר
זקוקים להיקף משרה מצומצם – כאשר זקוקים למזכירה להיקף שעות קטן במיוחד, שאין היצע גדול של מזכירות שמעוניינות בהיקף כזה.
מעוניינים בפתרון פשוט – הדבר משמעותי במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים ואף לעסקים מהבית. אופייני, שהם מוגבלים למדי במשאבים ומחפשים בהתמדה דרכים לפשט את אופן פעילותם.
לזקוקים לגמישות – לעסקים עם היקף פעילות שמשתנה מאוד מסיבה כלשהי. כולל עסקים בצמיחה או עסקים שזקוקים לשירות כזה (או הרחבת פעילות כזו) בהיקף שעות גדול בכל פעם, אבל לא באופן קבוע. מבחינת גמישות, ישנו היבט נוסף – שירותי מזכירות מרוחקים, מנתקים אתכם מהתלות במיקום הפיזי של המשרד. אם ישנם למשל שיבושי תנועה לא צפויים סביב המשרד, זה לא יעכב את הגעת המזכירה למקום.
לסיכום
מאחר שכל עסק למעשה מבצע בפועל פעילויות מזכירות, כדאי לכל עסק להכיר את נושא מיקור החוץ לכך.
